De belangrijkste taken van een notaris:

- het onpartijdig adviseren bij juridische aangelegenheden, met name op het gebied van familierecht, onroerend goed en ondernemingsrecht;

- het duidelijk vastleggen van afspraken, vaak in een notariële akte;

- het uitvoeren van wettelijke taken, zoals het bijwerken van registers: de kadastrale registratie (voor onroerend goed), het centraal testamentenregister (waarin wordt bijgehouden dat iemand een testament heeft), etc.

Advies

De notaris is onpartijdig en onafhankelijk. Dat wil zeggen dat hij bij het adviseren de belangen van alle betrokkenen afweegt. In overleg met u zoekt hij naar oplossingen die problemen in de toekomst zo veel mogelijk voorkomen.

Notariële akte

Sommige zaken moeten in een notariële akte worden vastgelegd, zoals de overdracht van een woning, het oprichten van een stichting of BV, en het opstellen van een testament. Door de handtekening van de notaris staat vast wie de akte hebben ondertekend, en op welke datum. De akte wordt door de notaris bewaard in zijn protocol. Als de notaris stopt, wordt het protocol overgenomen door een andere notaris, waardoor de akte altijd bewaard blijft.

Wettelijke taken en verplichtingen

Bij zijn werkzaamheden is de notaris gehouden aan wet- en regelgeving, en moet hij zorgvuldig relevante zaken controleren.

Bij het opmaken van een verklaring van erfrecht bijvoorbeeld, moet de notaris nagaan of de overledene een testament heeft gemaakt, wie de erfgenamen zijn, of deze erfgenamen allemaal nog in leven zijn (en zo niet, of er iemand in zijn plaats erft), en of degenen die tot zijn erfgenaam zijn benoemd, wel willen erven. Daarbij moet hij ook de identiteit van de betrokken controleren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs.

Daarnaast heeft de notaris een 'ministerieplicht', dat wil zeggen dat hij alle notariële werkzaamheden moet verrichten. Wel kan een notaris zich specialiseren op bepaalde rechtsgebieden. Ons kantoor is gespecialiseerd in familierecht en erfrecht (estate planning) en agrarisch recht. De notaris en kandidaat-notarissen volgen (naast de verplichte notariële cursussen) regelmatig cursussen op deze gebieden om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen en u daardoor optimaal te kunnen adviseren.

Legitimatie

Voordat een akte kan worden getekend moet u zich legitimeren bij de notaris. Deze verplichting is gebaseerd op de Wet identificatie bij dienstverlening (WID). Iedereen die zaken te doen heeft bij een notaris, moet zich persoonlijk door een notaris laten identificeren, ook al is hij al jaren bekend. Identificatie vindt plaats door het overleggen van:

- een geldig paspoort of identiteitskaart;

- een geldig rijbewijs; of

- een document waarmee een vreemdeling zijn identiteit en verblijfsstatus kan aantonen.

Voor rechtspersonen vindt identificatie onder andere plaats door middel van een gewaarmerkt uittreksel uit het Handelsregister.

Geheimhouding

In principe blijft alles wat bij de notaris ter sprake komt, geheim. Daardoor kunt u vrijuit spreken en advies vragen over persoonlijke zaken. Door u gegeven informatie wordt vertrouwelijk behandeld. Ook in een rechtszaak mag de notaris geen mededeling doen over aan hem toevertrouwde informatie.

Een wettelijke uitzondering geldt echter voor 'ongebruikelijke transacties', waarbij het vermoeden bestaat van witwassen of financiering van terrorisme: een dergelijke transactie moet de notaris (buiten medeweten van de cliënt) melden bij de Financial Intelligence Unit (FIU).

Melding is in ieder geval verplicht bij transacties vanaf € 15.000,- in contanten (of cheques aan toonder of soortgelijke betaalmiddelen). Ook als de notaris op grond van zijn ervaring het idee heeft dat er sprake is van witwassen, of als het contante deel van een betaling ogenschijnlijk bewust onder de meldgrens van € 15.000,- blijft, moet de notaris de transactie melden, op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).

De meldingsplicht geldt echter niet als na een eerste, oriënterende bespreking waarin de ongebruikelijke transactie ter sprake is gekomen, de relatie wordt verbroken.